El Ciclo de Adquisición de Bienes y PagoTÉCNICAS DE CONTROL INTERNO
Las técnicas de control interno puede clasificarse ligeramente en técnicas de prevención y de descubrimiento.
Las técnicas de prevención están destinadas a proporcionar seguridad razonable de que únicamente se reconocen y procesan transacciones válidas. Como ejemplo de técnicas de prevención pueden citarse:
Autorización supervisora de las transacciones de ajustes;
Procedimientos de contraseña para restringir el acceso a terminales en línea, programas de computadoras y archivos;
Balanceo, transacción por transacción, en un sistema en línea;
Verificación y validación (v.g., verificación a teclado o dígitos de verificación)de los datos entrados en un sistema de computadora;
Exploración de datos para ver que sean razonables antes de su entrada en un sistema;
Segregación y rotación de los deberes de entrada y procesamiento; y
Procedimientos claramente definidos de procesamiento y excepción.
Las técnicas de descubrimiento están destinadas a proporcionar certeza razonable de que se descubren los errores e irregularidades. Como ejemplos pueden incluirse:
Conciliación de informes de balanceo por lote con registro cronológicos mantenidos por los departamentos originarios;
Conciliación de conteos cíclicos del inventario con los registros permanentes;
Llevar cuenta del uso de formas prenumeradas;
Revisión y aprobación de informes de mantenimiento ( "era y es") del archivo maestro;
Auditoría interna;
Comparación con planes y presupuestos de los resultados que se informan;
En transacciones contables, conciliación con el mayor general de los saldos de los mayores auxiliares;
Conciliación de las cantidades de enlace que salen de un sistema y entran a otro; y
Revisión de los registros cronológicos de transacciones y de acceso en línea.
Caso de Aplicación:
El Ciclo de Adquisición y Pago
El ciclo de adquisición y pago incluye algunas funciones como:
Adquisición de bienes, mercancías, servicios y mano de obra
Pago de adquisiciones
Clasificación, resúmenes e informes de lo que se adquirió y lo que se pagó
Principales funciones típicas de compras
Selección de proveedor
Solicitar compras
Comprar
Dentro de la adquisición de bienes intervienen algunos departamentos o áreas funcionales tales como:
Recepción
Crédito y Cobranzas
Caja-Pagaduría
Contabilidad
Financiero
Contraloría
Compras
La función de Compras tiene como objetivos:
Reducir el nivel de inventario
Combinar lotes pequeños en compra de lotes grandes
Implantar control de calidad en las compras
Establecer políticas de adquisición y licitación
Mantener registro de los productos
Los principales indicadores del Departamento de Compras son:
Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el año anterior
Total de compras/Número de compras
Porcentaje de compras rechazadas
Porcentaje de paralización de la producción por falta de materia prima
Inventario/Ventas
Costo promedio de Orden de compra
Tiempo promedio de entrega de pedidos
Número de orden por mes en comparación con el año anterior
PRINCIPALES TÉRMINOS Y/O DEFINICIONES
ARTÍCULOS EN EXISTENCIA.- Número determinado de archivos que se mantienen en registro individual de control de inventario y que se mantienen físicamente en existencia en las bodegas
BODEGAS.- Son los lugares de almacenamiento de bienes.
Pueden existir dos tipos de bodega: Bodegas centrales y de tránsito. Estas bodegas tienen bajo su responsabilidad las siguientes actividades:
Recepción y verificación del estado de productos entregados por los proveedores.
Ubicación, control de calidad y custodia de los productos
Entrega de los productos almacenados en óptimas condiciones a los usuarios solicitantes.
BODEGAS DE TRÁNSITO.- Son bodegas temporales en las cuales se almacenan los productos en un corto período de tiempo. En estas bodegas pueden encontrarse materiales en tránsito locales o importados.
BODEGAS CENTRALES.- Son bodegas que mantienen el almacenamiento permanente de bienes.
BODEGUERO.- Persona encargada de administrar y registrar las transacciones de la bodega.
CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO.- Permite identificar la cantidad económica por la cual se efectúa un pedido. Esto quiere decir una solicitud o pedido rentable para la empresa.
CONTROL.- Seguimiento, rastreo, alertar para asegurar que los planes y programas están siendo observados.
CONTROL INTERNO.- Evaluación de método y procesos que se interrelacionan en una entidad para la protección de sus activos, la obtención de información veraz y oportuna, la medición de eficacia en las operaciones y la observación de políticas dictadas así como el cumplimiento de objetivos y metas establecidas.
COSTOS DE ORDENAR.- Costos asociados a los pedidos, independientes del tamaño de la orden.
COSTO DE LA ORDEN.- Es igual al tamaño de la orden por el precio unitario. Es un costo variable
COSTO FIJO ANUAL DE TODAS LAS ORDENES.- Es el número de pedidos que se hacen en el año, lo que es igual a la demanda anual dividido para la cantidad a ordenar en cada pedido.
COSTO TOTAL ANUAL DEL INVENTARIO.- Es igual al costo total de las órdenes más el costo total fijo por ordenar, más el costo de almacenamiento.
COSTO DE ALMACENAMIENTO.- Es igual al costo de mantener el inventario por el inventario promedio.
COSTOS DE MANTENIMIENTO.- Costos relacionados con el hecho físico de guardar inventario. Por ejemplo, el costo de oportunidad.
DEMANDA.- Número real de materiales solicitados por un cliente o departamento de servicio en un pedido específico.
GARANTIAS.- El proveedor garantiza que la mercadería cumple con las siguientes características:
Correspondencia del bien a la orden de compra
Optima calidad de los bienes entregados
Mercadería libre de todo dominio Legal
Mercadería que cumpla con las condiciones estipuladas en la Orden de Compra
INSPECCCION.- La mercadería descrita en la orden está sujeta a inspección por parte del comprador en su lugar de destino.
El comprador se reserva el derecho regresar todo o parte de la mercadería si no cumple con los requisitos establecidos.
MÁXIMO.- Cantidad máxima que se debe mantener en stock, No sobreexceso.
MERCADERIA.- Se denomina así a los artículos o trabajos hechos por el proveedor bajo términos y condiciones descritas en la orden de compra.
MÍNIMO.- Número determinado que permite la satisfacción de la demanda normal
Es la cantidad mínima de un ítem que debe ser mantenida en inventario.
Lo ideal es que el inventario inicial de cada período se aproxime lo más posible a él.
PACKING LIST.- Documento que permite el registro de información de los productos importados recibidos en la bodega.
PRECONTRATO.- Es un compromiso establecido de forma verbal o escrita con proveedores de bienes. Estos precontratos establecen compromisos de pago en porcentajes, fechas de compromiso de entrega de bienes, descuentos por pronto pago, entre otras características.
PUNTO DE REORDEN.- Cuando el nivel de inventario baja hasta este punto, se hace un nuevo pedido que llegará algún tiempo después
REQUISICIÓN DE BODEGA Y/O SOLICITUD DE COMPRA.- Este documento es una solicitud que debe ser llenada, autorizada y aprobada a fin de permitir la entrega de bienes almacenados o la compra de bienes inexistentes en las bodegas de la empresa.
STOCK DE SEGURIDAD.- Número de piezas adicionales o materiales que se mantienen en existencia con la finalidad de prevenir cualquier falta de stock.
TABLA DE AUTORIDADES FINANCIERAS.- Está conformada por las personas que están autorizadas para firmar Requisiciones de Bodegas y/ o Solicitudes de compras.
Esta tabla deberá ser actualizada por la Gerencia de Compras, acorde a las necesidades.
Objetivo 1:
Los proveedores deben autorizarse de acuerdo con los criterios de la gerencia.
Para ello se debe analizar en los proveedores lo siguiente:
La capacidad corriente y potencial y disposición para proporcionar calidad y cantidad, entregas oportunas y servicio.
Los precios de competencia considerando los precios unitarios, descuentos por volumen, costos de transporte y condiciones de crédito.
Las restricciones legales
Las políticas de la entidad acerca de las transacciones con personas vinculadas, conflicto de intereses, pagos delicados, etc.
Técnicas de Control :
Claras exposiciones de criterios. Manual de Políticas y/o Procedimientos de Compras con normas claramente definidas. Ej:
Sólo se aprobarán los proveedores que ofrezcan descuentos por volumen
Bases de datos. Lista de proveedores aprobados o archivo maestro de proveedores.
Procedimientos establecidos para añadir, cambiar o eliminar de las bases de datos.
Estos procedimientos deben incluir:
Una descripción de los documentos que han de obtenerse o de crearse con respecto a, un proveedor potencial, y
Las pruebas o verificaciones que han de hacerse de los documentos e información
obtenida.
La integridad de los archivos debe protegerse con técnicas tales como:
Especificar que los cambios deben aprobarse por escrito por ejecutivos o empleados supervisores especificados.
Formas prenumeradas estándar con campos de claves precodificadas para documentar los cambios, controles físicos sobre el acceso a las formas y conciliación de las usadas con una tabulación de los cambios realmente efectuados
Revisión y aprobación de informes de cambios y después de cada actualización a las bases de datos por cambios de nombre y dirección.
Balanceo y conciliación periódicos del número de nombres, en los archivos por una persona que no tenga responsabilidades de iniciar o procesar cambios o por un grupo de control de datos.
Pruebas periódicas de auditoría interna de los archivos.
Revisión periódica de las gráficas de la actividad del acceso en línea como ayuda para determinar la corrección de los cambios a los archivos maestros.
Conciliación de los controles de totales de comprobación sobre los números de los proveedores en archivo maestro.
Limitación del acceso a la base de datos mediante el sistema de administración de base de datos, contraseñas o controles físicos sobre terminales.
Dígitos de verificación sobre los números de proveedores para el mantenimiento del archivo maestro.
Objetivo 2:
Los tipos, cantidades estimadas, precios y condiciones de la mercancía y servicios debe autorizarse de acuerdo a los criterios de la gerencia.
Para ello se debe:
Especificar tipo de mercancías y servicios que han de comprarse, incluso los estándares de calidad.
Aplicar métodos para establecer las cantidades que se comprarán
Puntos para ordenar de nuevo
Cantidades para la orden más económica
Plan aprobado de materiales que se necesitan
Presupuesto de gastos capitalizables
Establecer precios que han de pagarse
El postor más bajo
Precio contractual
Lista de precios de proveedores
Determinar condiciones aceptables
Fletes
Descuentos
Tiempo mínimo para preparación de entregas
Técnicas de Control :
Sólo se ordenarán los materiales que aparezcan en la relación de materiales. Otras órdenes deben ser aprobadas por el Jefe de Compras.
Las cantidades de materiales que se ordenen no deben producir inventarios que excedan los niveles establecidos.
Se ordenarán materiales sólo si están especificados en el plan aprobado de materiales que se necesitan.
Todos los desembolsos capitalizables que excedan de un importe determinado deben ser aprobados por el Directorio.
La calidad de la mercancía ordenada debe cumplir las especificaciones de ingeniería expresadas.
Las bases de datos de precios y condiciones de proveedores deben ser aprobados.
Archivo maestro de inventario en almacenes con puntos para ordenar de nuevo, cantidades para la orden más económica, plan de materiales que se necesitan.
Procedimientos establecidos para añadir, cambiar, eliminar precios de la base de datos.
Conciliación de los controles de totales de comprobación sobre los precios de los proveedores en el archivo maestro.
Comparaciones periódicas de los precios de proveedores publicados con el archivo maestro de precios.
Revisión periódica de los archivos maestros por personal supervisor apropiado.
Exposiciones escritas de especificaciones aceptables de ingeniería y de calidades.
Procedimientos documentados y forzosos para revisar y aprobar los contratos a largo plazo de ministros antes de su formalización.
Comparación periódica de los precios pagados a un proveedor con los precios de mercado o con los precios pagados a otros proveedores por mercancías y servicios semejantes.
Departamento de compras centralizado para controlar la emisión de todas las órdenes a los proveedores por mercancías o servicios.
Objetivo 3:
Los ajustes a los desembolsos de efectivo, cuentas de proveedores y distribuciones de cuentas deben autorizarse de acuerdo a los criterios de la gerencia.
Para ello se debe:
Controlar el efectivo recibido de proveedores
Controlar las Devoluciones de mercancía a proveedores
Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar
Controlar Notas de débito y de crédito (Rebajas por volúmenes de compras, etc)
Mantener acuerdos de renegociación de precios
Efectuar liquidaciones de partidas en disputa.
Mantener pagos parciales
Mantener pagos especiales
Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de nuevo.
Efectuar Reclasificaciones de cantidades distribuídas
Reclasificación de una cuenta de gastos a una cuenta de inventario u otro activo
Reclasificación de un pago
Técnicas de control :
Exposición clara de criterios y políticas incluso políticas respecto a devolución de mercancías, pagos parciales, liquidaciones de partidas en disputa, toma de descuentos por pronto pago, etc.Ej:
Se tomarán descuentos por pronto pago sobre todas las facturas pagadas dentro de un número determinado de días.
Se notificará a los proveedores dentro de un número determinado de días, toda devolución que se les haga y se cargará a la cuenta del proveedor la correspondiente nota de crédito.
No se compensarán cuentas a pagar con cuentas a cobrar sin la respectiva autorización
Se emitirán órdenes de no pagar los cheques que permanezcan sin cobrar más de un número determinado de meses y las cuentas de efectivo serán ajustadas por tales cheques.
Formas prenumeradas estándar y controladas para ajustes con las respectiva aprobación.
Informes regulares y análisis periódicos de las tendencias en las cantidades y tipos de los ajustes.
Aprobación por escrito de todos los ajustes de distribución de cuentas por un ejecutivo o supervisor determinado.
Objetivo 4:
Deben establecerse y mantenerse procedimientos de proceso del ciclo de adquisición y pago de acuerdo con los criterios de la Gerencia
Técnicas de Control :
Claras exposiciones de los procedimientos:
Manuales de políticas
Manuales de procedimientos
Rutinas de entrenamiento
Requisitos de supervisión
Documentación de sistemas y programas
Verificación de las aprobaciones requeridas de la gerencia y usuarios para nuevos sistemas y procedimientos
Cambios de sistemas, procedimientos y programas
Verificación periódica de las aprobaciones de supervisión que se requieren para transferir responsabilidades, cambios en las formas, sistemas de archivos, etc
Pruebas periódicas de razonabilidad
Procedimientos que requieran que todos los cambios a los programas de computadora sean autorizados, revisados y aprobados por el gerente de procesamiento de datos y el Jefe del departamento de usuarios
Objetivo 5:
Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes a proveedores por mercancías o servicios que se ajusten a los criterios de la gerencia.
Técnicas de Control:
Procedimientos documentados para iniciar, revisar y aprobar peticiones de mercancías y servicios.
Formas vitales prenumeradas (v.g., peticiones de compras, órdenes de compra, etc.) y la rendición de cuentas de tales formas (v.g., hojas de verificación numérica o punteo.
Archivo de firmas autorizadas.
Auditorias internas periódicas de tales cosas como ofertas de competencia en los archivos, precios según órdenes de compra contra listas de precios de proveedores, condiciones aceptadas contra condiciones disponibles en los proveedores, etc.
Sistema de control de inventarios que produce órdenes de compra (v.g., con un registro permanente de inventario preparado con la computadora, las órdenes de compra pueden crearse automáticamente cuando las cantidades en inventario lleguen a un punto fijado para ordenar de nuevo).
Objetivo 6:
Sólo deben aceptarse mercancías y servicios que se hayan solicitado.
Técnicas de Control:
Lugares centrales de recepción estrictamente supervisado y separados de las funciones de embarque, compra y almacenamiento.
Formas de órdenes de compra que tengan impreso de antemano el lugar de recepción y en que se instruya al proveedor a efectuar la entrega sólo en ese lugar.
Conteo de envases (y comparación con el conocimiento de embarque) y observación de las apariencias de los envases en la plataforma de recepción.
Comparación detallada de las mercancías recibidas con una copia de la orden de compra. (Nota: El uso eficaz de esta técnica requiere que los embarques para los que no existan orden en el archivo del lugar de recepción sean devueltos al proveedor o mantenidos en suspenso hasta que se recibe una orden.)
Revisión periódica de las ordenes de compra pendientes en busca de posibles cancelaciones.
Cancelación automática de las órdenes de compra pendientes después de las fechas de entrega especificadas.
Supervisión estricta del personal de recepción.
Objetivo 7:
Las mercancías y servicios aceptados deben informarse con exactitud y prontamente.
Técnicas de Control:
Documentos de recepción prenumerados y controlados de los que posteriormente se rinde cuenta de haberse enviado a, o recibido por, una función de verificación de órdenes o de cuentas a pagar.
Mantenimiento de un registro cronológico de recepción en que se anote por su orden cada documento de recepción. (Nota: Este registro puede usarse posteriormente para llevar cuenta de los documentos de recepción prenumerados. Un sistema de anotación de una vez puede utilizarse para producir simultáneamente el registro y el documento de recepción.
Procedimientos documentados para los cortes del cuarto de recepción (diarios y de fin de periodo).
Totales de control e identificación de fechas, encabezamientos, etc. en los informes
Objetivo 8:
Las cantidades adeudadas a proveedores por mercancías y servicios aceptados y la distribución contable de esas cantidades deben calcularse con exactitud y reconocerse como pasivos prontamente.
Técnicas de Control:
Verificación de las cantidades, precios y condiciones facturados mediante referencia a la orden de compra e informe de recepción y verificación de la documentación.
Verificación y documentación de las multiplicaciones y sumas de las facturas. (Nota: Esto puede hacerse por pruebas.)
Procedimientos estándares para acumulaciones al final del periodo de facturas no procesadas, embarques recibidos pero no la factura, etc.
Análisis de diferencias entre los inventarios físicos y los registros permanentes.
Distribución de diarios de compras o distribuciones de gastos a los supervisores de departamentos para su revisión y análisis.
Revisión de los estados de cuenta de los proveedores (no las facturas) para observar partidas atrasadas vencidas.
Listados previos a preparar los comprobantes para establecer control inmediato sobre las facturas de los proveedores antes de que se unan a los informes de recepción y a las órdenes de compra que completan el comprobante a pagar que se prepara.
Balanceo por lotes y técnicas de registro cronológico para controlar las facturas con sus comprobantes a pagar.
DIAGRAMA RESUMIDO DEL FLUJO DE COMPRAS
Incluirla en el sitio de Adminsitración y control.
Las palabras relacionadas son: Métodos, téecnicas de control interno, control
interno, ciclo de adquisición, compras,adquisición de bienes, pago de bienes, controles de sistema.
El título del trabajo es: "El ciclo de adquisición de bienes y pago: Técnicas
de control Interno."
Forma parte de un grupo de documento de técnicas de control interno que aspiro
continuar escribiendo vinculadas a areas funcionales de las organizaciones.
Fuente: Monografias
Trabajo enviado por:
Alice Naranjo S.
Escuela Superior Politécnica del Litoral
Escuela Politécnica Javeriana
Anaranjo[arroba]hispavista.com
La mezcla de marketing
y su aplicación en la compras
Introducción
El Producto
El Precio
El Canal
La Promoción
Bibliografía
INTRODUCCIÓN
En la actualidad, continuamente aparecen nuevos escenarios que marcan la oferta y la demanda en los que se requiere de la incorporación constante de nuevos actores o perfiles de trabajo que permitan el aprovechamiento de las nuevas vías de negocio que sugieren las tecnologías emergentes. Nos encontramos ante un mundo empresarial y globalizado en constante evolución. Esta realidad nos obliga a incorporar nuevos elementos para readaptar los procesos y dar respuesta a las nuevas necesidades, en el convulsionado mundo competitivo.
Todas las organizaciones con fines de lucro y muchas sin fines de lucro inician su proceso de negociación a través de la compra ó venta de bienes y servicios.
Este trabajo atesora un aporte teórico, ya que enfoca aspectos teóricos-racionales de la importancia de la aplicación de la mezcla de marketing y su aplicación en las compras, donde se conjugan: el producto, precio, el canal y la promoción para llevar a cabo cualquier negociación. Así mismo, se establecen los pasos para la fijación de precios y los diversos métodos que utilizan las empresas para establecer los preciso de venta de sus productos.
CONTENIDO
El Producto
Al definir la actividad de la empresa, se establece el tipo de productos que el comprador debe adquirir para cumplir con su objetivo económico y social. Las compras de materias primas requieren un alto grado de conocimiento y de especificaciones técnicas, características físicas y químicas, sistemas y riesgos de almacenaje.
Si la actividad de la empresa es industrial o de producción, la función de compras estará orientada a adquirir básicamente materias primas, productos semielaborados, Insumos y bienes de servicios.
El comprador de la empresa industrial tiene que saber cuáles son las especificaciones y necesidades de producción. El comprador de la empresa comercial, por el contrarío, debe conocer el producto final con todas sus características y variables de mercado y pensar en satisfacer las necesidades del consumidor final.
El comprador no debe olvidar su papel intermedio entre la investigación del producto que realiza el proveedor y la satisfacción de las necesidades del consumidor final a través de su empresa, con una buena utilidad para ella, es por ello que conocer bien los productos garantiza una gestión exitosa, considerando los siguientes conceptos como dureza, evaporación, decoloración, resistencia, elasticidad, entre otros aspectos, son de obligatorio conocimiento por parte del comprador; a continuación enunciaremos aspectos que el comprador debe conocer sobre el producto, entre los cuales tenemos:
Calidad: acorde con el precio y con la imagen de la empresa, estilo, color, diseño (dependiendo del producto)
Tamaño o peso: determinar su segmento
Variedad: Cantidad de productos similares
Servicio de post venta: reparación, mantenimiento, mercaderistas, averías.
Empaque origina y sub - empaques: contenido y sus posibles demandas.
Manipulación: Facilidades y riesgos de almacenaje.
Marca e imagen.
Precio, publicidad, promoción, patentes.
Cuando un producto es presentado por su proveedor, el comprador, además de las anteriores variables, se deben analizar aspectos internos y externos.
Aspectos Internos:
¿Es apropiado el producto para el negocio?
Utilidad que representa frente al precio público o de la competencia.
Capacidad para manejarlo directamente.
Facilidad de exhibición.
Disponibilidad de personal especializado o atención personalizada si lo requiere.
Espacio disponible para su ubicación.
Almacenes donde se pueda vender o cuentes que lo puedan distribuir.
Segmento al cual está dirigido.
Efecto sobre productos actuales
Aspectos Externos:
Tendencias y vigencia de la moda.
Consumo potencial.
Costumbres del medio.
Entorno cultural y social.
Factores geográficos y climáticos.
Ambiente político y legal.
Situación económica del medio.
Competencia de otros productos y empresas.
Surtido que ofrece la competencia.
El Precio
Concepto: El precio es el elemento de la mezcla de marketing que produce ingresos; los otros producen costos. El precio también es unos de los elementos más flexibles: se puede modificar rápidamente, a diferencia de las características de los productos y los compromisos con el canal.
El precio siempre ha sido una de las variables clave en la estrategia de marketing de cualquier empresa o producto; fijar el mejor precio no debe interpretarse como el precio más bajo posible, alrededor del precio existen tantas variables complementarias que no es recomendable utilizar un método o estrategia única que le indique al comprador cómo debe manejar acertadamente esta variable, dichas variables se constituyen en el tema de discusión y punto de desacuerdo entre compradores o vendedores, para defender su posición con respecto a la compra o no de un producto con base en la variable precio.
Aspectos resaltantes sobre los precios de adquisición:
Evidentemente, obtener el precio de costo mas bajo ayudará a generar mayores utilidades si el producto tiene buena rotación y genera un buen margen de utilidad. Sin embargo, el comprador no debe exigirle al proveedor un precio que ponga en peligro su rentabilidad o lo lleve a perder el interés en venderle a su empresa.
El comprador debe permitir, obviamente, que el proveedor también obtenga utilidades y asegurarse de contar con un suministro continuo y oportuno del producto.
Un manejo adecuado de inventarios que le permita vender sus productos antes del plazo fijado para el pago de los mismos, está contribuyendo a la liquidez y rentabilidad de su compañía.
La calidad de los productos, la imagen de las marcas, el respaldo publicitario, la trayectoria y seguridad de la empresa, el servicio y asesoría en la pre y postventa también tienen que ser consideraciones lógicas que el comprador debe valorar en el momento de analizar el precio de costo de un producto.
El consumidor o los usuarios quienes deciden la permanencia de un producto en el mercado en cuanto al precio se refiere.
Cuando existen productos similares en su uso, formas tamaño y empaque, la diferencia en los costos debe estar plenamente justificada y puede ser aceptada, por la diferencia en la calidad, el posicionamiento de la marca, los servicios, la seguridad y los beneficios reales o psicológicos que obtenga el consumidor con el producto, como ejemplo de ello tomamos las marcas:
Coca Cola, Rolex, Mercedes Benz, etc.
Obtener el precio de costo más bajo no es el gran problema de las compras, como tampoco puede convertirse en el principal o único objetivo de un comprador, saber reconocer el valor de la marca, la importancia de la calidad, la oportunidad en la entrega, la seguridad y la satisfacción del consumidor llevará al comprador a preocuparse más por tener el producto que por alcanzar el menor precio de facturación.
Aspectos resaltantes sobre los precios de venta al público:
Los precios que se fijan al público en relación con el costo de los productos y con los precios de la competencia son importantes para lograr el nivel de ventas y la imagen sobre el negocio.
Al fijar el precio de venta no se debe utilizar un solo criterio rígido de margen de utilidad igual para toda una línea de productos o de un mismo proveedor, se debe tener en cuenta su rotación, plazo, uso, exclusividad, similares, oportunidad, temporada y competencia, entre otras variables.
Cada negocio debe tener su propia personalidad en el manejo de los precios, aunque siempre se debe tener un control lógico y razonable sobre los precios de la competencia, cada negocio debe definir las fechas y márgenes que aplicará a los productos que normalmente comercializa.
Por los aspectos antes señalados en pro de excelentes relaciones comerciales, al enfocarnos en las características del comprador se deben considerar las siguientes recomendaciones:
No asumir posiciones personales irracionales
Aceptar que la solución está en la inteligencia de las partes y usted es una de esas partes.
Olvidarse de quién es el primero o el más importante. Piense que si usted actualiza los nuevos precios de manera inmediata, está contribuyendo a la solución del problema y a manejar sus utilidades y se podrá dedicar a atender otros asuntos más importantes que seguramente tiene que definir simultáneamente.
Recordar y aplicar el principio de la flexibilidad. Ceder parcialmente en algunos casos no significa perder, por el contrario, puede ayudar a aumentar la generación de utilidades y a orientar su función a realizar negocios verdaderamente productivos.
Establecer contactos y buenas relaciones con los colegas de la competencia. Le será más fácil llegar a acuerdos que beneficien a todas las partes.
Entender que rebajar los Precios y sacrificar los márgenes posiblemente sea estrategia más simple y más fácil de aplicar. No se requiere mayor esfuerzo, no gasta su creatividad, no necesita pensar, no exige mayor grado de inteligencia.
Determinación de precios:
El trabajo diario de cada comprador incluye necesariamente la responsabilidad de manejar en forma eficiente la variable de precios en todas sus manifestaciones.
Precio de lista (PL): es el valor bruto expresado en la unidad de facturación del proveedor y sobre el cual se deducen los descuentos comerciales o a pie de factura.
Precio de Costo (PC): El precio de costo es el precio neto que paga el comerciante por cada unidad, después de aplicar los descuentos al pie de factura y/o promociones, se calcula con la siguiente formula:
Precio de lista – Valor descuentos básicos (Bs)
Precio costo=-----------------------------------------------------------
Unidad de facturación
Nota: El IVA no se incluye en el precio de costo del producto, ya que éste se aplicará en el momento de fijar el precio de venta al público
Ejemplo:
Precio de lista: Bs. 1.200.000,oo Caja x 36 unidades
Descuentos básicos: 20% - 10%
Forma de pago: 30 días 5%, 60 días neto
IVA 14%
Unidad de Facturación (UF): esta terminología representa las unidades contenidas en el precio de lista que presenta el proveedor, esta (UF) permite determinar el precio costo unitario. (Tabla de equivalencias más comunes)
Nota: para hallar la equivalencia de c.c o ml a gramos, es necesario conocer la densidad del líquido que se está analizando.
La masa se mide en gramos (g), el volumen en c.c. o ml.
Para un comprador conocer los precios por gramos, centímetros cúbicos, mililitro, etc. Permitirá tener una información real de los precios de los productos compiten entre sí y se convertirá en fortaleza del comprador para negociar.
Precio de venta al público (PVP): es el valor para la venta al consumidor final, si el producto reúne las condiciones fiscales el comerciante le debe incluir el IVA correspondiente a cada país.
Fórmula PVP Productos Exentos
Fórmula PVP Productos Exentos
Ejemplo (Producto Exento):
PC = 120.000 Bs.
% Utilidad: 25
Calcular el precio de venta al público = PVP = ?
Ejemplo (Producto Gravado):
PC = 120.000 Bs.
% Utilidad: 25
IVA 14%
Calcular el precio de venta al público = PVP = ?
Porcentaje (%) de utilidad sobre la venta (%UT/V): para quién tiene la responsabilidad de un departamento de compras se hace necesario saber determinar los porcentajes de utilidad que tienen los artículos que se comercializan en su propio establecimiento o los márgenes que supuestamente está aplicando su competidor
Fómula % de Utilidad Productos Exentos
Fórmula % de Utilidad Productos Gravados
Ejemplo (Producto Exento):
Precio costo (PC) = 8.000,oo Bs.
Precio de Venta al público (PV)= 12.000,oo Bs.
Calcular el % de Utilidad= ?
Ejemplo (Producto Gravado):
Precio costo (PC) = 4.000,oo Bs.
Precio de Venta al público (PV) = 5.800,oo Bs.
IVA 14%
Calcular el % de Utilidad= ?
Porcentaje (%) de utilidad sobre el costo (%UT/C): este cálculo no es lo más común, pero algunos comerciantes lo utilizan para expresar los porcentajes de utilidad sobre el costo, bajo las siguientes formulas:
Formula % de Utilidad sobre el costo Productos Exentos
Formula % de Utilidad sobre el costo Productos Gravados
El Canal
Directo al consumidor final
El Fabricante tiene sus propios puntos de venta o de fábrica: Algunos fabricantes, para permitir que sus clientes puedan vender con los márgenes normales, venden en sus puntos de fábrica al precio público sugerido, o con márgenes mayores.
Lo hacen más por imagen, servicio e intercambio de información con el cliente; hacerlo les sirve para detectar necesidades, gustos y preferencias de los consumidores y tratar de satisfacerlos posteriormente.
Aunque estos puntos de fábrica en general no se consideran unos competidores muy determinantes en cuanto a su ubicación o tipo de negocio al distribuir solamente una línea de productos y no ofrecer variedad de marcas
Venta directa, a domicilio o publicidad directa por correo: Este sistema se utiliza para productos con precios relativamente altos.
Los catálogos, las revistas y los plegables son sistemas de; información empleados por el fabricante para llegar al consumidor final.
Crear programas para construir fidelidad hacia sus marcas y tener un mayor control sobre la forma de comercialización son algunas de las razones que existen para que este canal se vaya extendiendo y hoy constituya una seria amenaza para los comerciantes al detal y una oportunidad para los proveedores.
Comercio electrónico: Desde la aparición del Internet, los proveedores y el comercio en general han encontrado un nuevo canal para llegar directamente al consumidor final. Por las facilidades, la disminución de costos, las múltiples alternativas, los precios y la comodidad de adquirir productos on line.
Existen otros medios para llegar al consumidor como los sistemas multinivel y el telemarketing uno a uno, que también han tenido un gran desarrollo y constituyen una amenaza para los comerciantes al detal y una oportunidad para algunos fabricantes especializados en estos sistemas de distribución.
Los Mayoristas:
"El fabricante vende al mayorista grandes volúmenes y éste vende al detallista en pequeñas cantidades que luego éste último ofrece al detal al consumidor final".
Ubicados principalmente en los centros de abasto o plazas mayoristas y zonas populares comerciales de las grandes ciudades
Sus características más importantes
Trabajan con márgenes muy reducidos y logran su utilidad aprovechando los grandes volúmenes, los descuentos financieros y una alta rotación.
Su sistema de venta es al por mayor (cajas, docenas o subempaques). Existen algunos mayoristas que, en su afán de obtener nuevos clientes y generar mayores volúmenes de venta, van creando sistemasde venta al detal, sin importarles la cantidad mínima de compra de cada cliente, con lo que llegan a cumplir la doble función de mayorista-minorista.
La fuerza de ventas se reduce a personal con una mediana preparación académica que actúa como vendedores de mostrador atendiendo el despacho de las listas de los clientes que habitualmente frecuentan al mayorista. Sus clientes son tenderos, pequeños cacharreros, almacenes de barrio y eventualmente algunos compradores hábiles de grandes almacenes que saben dónde están las oportunidades.
Normalmente expenden grupos de productos y marcas muy reducidos, seleccionan los productos más líderes de sus proveedores y se basan fundamentalmente en lo que venden las tiendas o abastos.
Centrales de compra
Son organizaciones comerciales constituidas por varias empresas de un mismo grupo económico o de un mismo sector que se constituyen en entes jurídicos independientes para realizar las compras totales para el servicio de todas las empresas que las conforman y mejorar así su capacidad de negociación.
Este canal representa para el proveedor una mezcla de oportunidad y, al mismo tiempo, una amenaza.
Oportunidad, por los grandes volúmenes de ventas que pueden representar cuando estas centrales están constituidas por poderosas organizaciones comerciales de la gran distribución, y por el desarrollo y crecimiento que se puede lograr mediante un trabajo conjunto que le permite al proveedor llegar a muchos puntos de venta a través de esta central.
Amenaza, por la gran dependencia que pueden representar para un proveedor debido al volumen de facturación y las exigencias en las condiciones que empiezan a aparecer como consecuencia del poder que la central puede ejercer.
Los Distribuidores
Para hablar de los distribuidores, acerca del papel que juegan en la distribución para que los productos lleguen al consumidor final y por el alto volumen de sus compras al fabricante, este canal es de gran importancia para los proveedores y goza de ciertos beneficios y conseciones que normalmente no tienen otros canales que utilizan los proveedores. Asimismo, se señalan los aspectos más importantes que identifican y diferencian a los distribuidores.
Realizar grandes volúmenes de compras y al igual que los mayoristas, reciben la mercancía generalmente es un mismo sitio; estos representa una economía en el manejo de los despachos, fletes y facturación, que le permite lograr condiciones especiales de negociación.
Los márgenes de comercialización varían notablemente dependiendo de su exclusividad, competencia, condiciones de negociación y rotación de las líneas que tienen en su sistema de distribución.
La unidad de venta también varía con el tipo de productos y las políticas de cada distribuidor.
Los proveedores que entienden y le dan importancia a la función de ka distribución adecuan sus empaques en unidades mínimas y subempaques, para facilitar una rápida y eficiente distribución.
Asimismo, la incorporación de la tecnología para tomar y despachar pedidos con una eficiente operación logística, que se convierte en rapidez medida en simplemente horas para contar con el pedido, se convierte en uno de los elementos de diferenciación que este canal les ofrece a sus clientes.
Los detallistas
Podemos decir, casi todos los fabricantes realizan sus ventas directas al detallista, se clasifican en:
Cadena de sucursales: Son organizaciones que poseen o controlan varias sucursales de venta al detal. Se caracteriza para ofrecer un surtido especializado y sistemas de crédito especiales.
Cooperativas y cajas de compensación: Son organizaciones de consumidores que practican el negocio para beneficio de sus miembros y son entidades sin ánimo de lucro y trabajan con márgenes de utilidad muy bajos.
Grandes almacenes de cadena: Son las tradiciones almacenes o supermecados ubicados en grandes ciudades. Se caracterizan por tener grandes áreas de venta en autoservicio y por ofrecer gran variedad de productos y novedosos sistemas de mercados.
Category Killers: Es un formato especializado en una categoría o grupo de productos iguales y claramente definidos en su uso y aplicación o utilización.
Supercenters: Son formatos de grandes superficies, superiores a 10.000 metros cuadrados, con un surtido especial de textiles, misceláneas o variedades; también venden alimentos, su estrategia de diferenciación es ofrecer precios bajos todos los días y servicios complementarios.
Hipermercados: Corresponde a un formato moderno que ofrece el concepto de todo bajo un mismo techo y calidad por precio.
Club de mayoristas: son locales de diseño muy simple que ofrecen surtido al por mayor para atender clientes de carácter institucional.
Comercio al por menor independiente: Bajo esta categoría se agrupan todos los negocios o almacenes individuales que no se incluyen en la anterior clasificación.
La Promoción
Concepto
Es importante para los compradores analizar y definir, los diferentes sistemas de promociones y descuentos que, nos ofrecen los proveedores en su afán de incrementar el volumen de sus ventas; de esta manera los demandantes pueden realizar las compras de manera más eficiente.
La competencia cada vez más agresiva, la aparición de nuevos negocios y nuevos productos y la pérdida del poder adquisitivo de los consumidores hacen que las empresas diseñen nuevas estrategias de mercado que se traducen en diferentes modalidades de promociones dirigidas al comerciante y al consumidor final.
Una empresa, para poder permanecer vigente y lograr aumentar su participación en el mercado, tiene que desarrollar estrategias más competitivas que le permitan captar el interés del cliente (Comerciante) o del consumidor final.
Las promociones constituyen una de las estrategias que mejores resultados de venta e imagen proporcionan a la empresa que quiere retener a sus habituales clientes y atraer nuevos consumidores
Clases de promociones
Promoción del fabricante al comerciante o distribuidor
Consiste en que el fabricante ofrece al comerciante una forma de incentivo especial, para que este compre los productos. Las principales modalidades en que el fabricante incentiva al cliente o canal son:
Porcentaje de descuento: Se concede un porcentaje de descuento o rebaja adicional en Bolívares por un pedido especifico. Este descuento adicional lo otorga el fabricante para un pedido o periodo de tiempo determinado, y el comprador debe estar atento a ello. La liquidación de este descuento se hace en serie cuando existe otro descuento básico normal. Ejemplo:
Precio de lista: Bs. 48.000,00 gruesa
Descuento básico normal: 10%
Descuento promocional: 8 %
¿Precio de costo?
Descuento en especies: Consiste en entregar al cliente una cantidad extra sin costo por una cantidad determinada, por el precio normal de la cantidad determinada.
Ejemplo: Docena de 13
Normalmente las unidades contenidas en el empaque orinal no tiene ninguna variación y la bonificación la entrega el proveedor en unidades sueltas o en cajas completas por separado, dependiendo de la cantidad comprada o de la bonificación alcanzada.
Por obvias razones, el comprador debe conocer las equivalencias en descuento de cada unidad de bonificación que recibe el proveedor, la cual se puede deducir fácilmente.
Ejemplo:
Precio unitario: Bs. 2.000,00
Pedido: 3.600 unidades
Descuento en especie: Docena de 13
Determinar
a.- Las unidades de bonificación
b.- El descuento recibido equivalente a la bonificación
Solución:
a.- 3.600/12 =300
300 docenas = 300 unidades de bonificaciòn (13 x 12)
(Por cada docena, bonifica una unidad)
b.- Valor a cancelar al proveedor
3.600 unidades x Bs. 2.000,00 = Bs. 7.200.000,00 (Valor Facturado)
Valor recibido en mercancía = (unidades facturadas + bonificación) x valor unitario.
(3.600 + 300) x Bs. 2.000,00 = Bs. 7.800.000,00 (Valor recibido)
La bonificación recibida equivale a un descuento de 8.33% expresado con el porcentaje sobre el costo.
Regala premios: Por un volumen dado, el proveedor concede al comerciante un regalo o premio. Este sistema es valido principalmente para clientes mayoristas, distribuidores o negocios independientes, donde el regalo o premio se convierte en un atractivo para el comprador, que generalmente es el mismo dueño. Ejemplo: viajes, pasajes, electrodomésticos.
El comercio organizado, representado principalmente por los grandes almacenes, ha evolucionado con esta modalidad, aprovechando los premios o regalos que entrega el proveedor para rifarlos entre sus clientes; con ello genera una buena imagen y una rápida evacuación de los productos comprados en la promoción del fabricante.
Promoción del fabricante al consumidor: Consiste en que el fabricante ofrece a través del comerciante un incentivo para que el consumidor final compre sus productos. Las formas más comunes como se pueden presentar las promociones al consumidor son:
Bonos o cupones: El consumidor recibe un cupón que tiene un valor monetario y el cual le sirve para obtener una rebaja igual al valor del cupón en el momento de cancelar el producto.
Posteriormente, el proveedor reconoce el valor total de la rebaja hecha por el almacén de acuerdo con el número de cupones recibidos. Esta modalidad la utilizan los fabricantes para inducir al consumidor a probar o a usar productos que ya existen en el mercado.
Rifas: El fabricante invita al consumidor a enviar etiquetas, envases, facsímiles o cupones con los cuales podrá participar en rifas y sorteos de los premios anunciados por el fabricante. Para apoyar la actividad, se recomienda que el comerciante permita colocar buzones y material punto de compra de dentro de sus instalaciones, donde el consumidor pueda depositar los elementos definidos por el proveedor
Para que esta promoción tenga un verdadero impacto entre los consumidores, se requiere el respaldo de una verdadera campaña publicitaria en los medios masivos, anunciando la mecánica, los premios y las fechas en que se realizarán las rifas, que lógicamente deben ser bajo la responsabilidad del proveedor.
Producto con descuento: Consiste en rebajar una cantidad de dinero al producto, para venderlo al consumidor a un menor precio. Generalmente se debe indicar el valor de la rebaja por medio de un adhesivo adherido al producto. Se debe tratar que el proveedor reconozca con nota de crédito las existencias del producto normal que se tengan en inventario, con el fin de evitar que el producto se presente al consumidor con dos precios diferentes.
Cuando el comprador no logra que el proveedor reconozca, mediante nota de crédito o bonificación especial el valor de la rebaja sobre las existencias que tenga pero considere necesario ofrecer el producto (por la calidad de la oferta o por motivo de competencia), debe ser conciente de que al no rebajar el producto normal, su rotación será prácticamente nula frente al mismo producto ofrecido a un menor precio. y si lo rebajara será sacrificado su propia utilidad, puesto que adquirió el producto en condiciones a y precios normales
Producto con descuento gratis: Consiste en adherir a un producto que se cobra a su precio normal otro producto que se entrega totalmente gratis al consumidor. contrariamente a la creencia de que "al consumidor le gusta todo lo que es regalado", la realidad es que estas promociones tienen buena aceptación cuando el obsequio significa la obtención de un producto útil, necesario, complementario, un ahorro o una oportunidad para "hacer su propio negocio", aunque este no sea el objetivo inicial de la promoción
Auto liquidables: Consiste en que el proveedor adhiere a un producto (o varias unidades del mismo) otro artículo diferente que es novedad, moda, útil, juego o complemento y que en el precio de venta de la promoción, que se cobra al consumidor, se recupera parte del costo del producto que se adhiere. En este tipo de promociones, el proveedor debe ser muy cuidadoso al seleccionar y combinar la marca o producto que ofrece el artículo que "arrastrará" la venta, ya que el consumidor final, al tener que pagar un sobrecosto por los productos normales deberá
encontrar un verdadero beneficio en la unidad promocional. Al igual que en las rifas, estas promociones deben contar con un apoyo publicitario en medios masivos que permita un rápido conocimiento por parte de los clientes y que le ayude a lograr una buena rotación.
Muestreo: Consiste en entregar, totalmente gratis al consumidor, muestras de productos que se lancen, cambien o mejoren su presentación, para que el consumidor los conozca y luego se conviertan en cliente habitual de la marca. El comprador debe vigilar que los productos entregados por el proveedor para ser muestreo estén fácilmente identificados por su tamaño o texto en el producto ("muestra gratis") para poder tener un control más adecuado de los obsequios que se entregaran al consumidor. Además de las promociones antes mencionadas existen otras modalidades no menos comunes pero que, para efecto de simplificación, se pueden considerar dentro del concepto del producto con descuento o producto con producto gratis, como los
"pague 2 y lleve 3" o los extra contenidos
Promoción del comerciante: Consiste en el que detallista ofrece al consumidor final una serie de productos con incentivos adicionales con un periodo de tiempo determinado. Los incentivos que se ofrecen al consumidor están representados en las diferentes modalidades de promoción que se han descrito anteriormente y que son planeadas conjuntamente por el fabricante y el comerciante.
Aunque el objetivo principal de estas promociones es general unas mejores ventas, también tiene la finalidad de retribuir o recompensar a la clientela del almacén o tienda por su apoyo y presencia permanente durante las épocas normales del año.
Evaluación de las promociones: El objetivo primordial de las promociones consiste en incrementar el volumen de venta y utilidades. Un problema que se plantea frecuentemente al comerciante es determinar en cuanto se deben incrementar sus ventas en una promoción al hacer una rebaja de precios al consumidor, para "no perder la plata".
Esta pregunta es válida en el caso en que el objetivo de la promoción no se origine en la necesidad de recuperar el capital invertido y representando en un exceso de inventario o el hacer una liquidación total del negocio.
Velocidad de equilibrio: Una forma de medir el pronostico o resultado de una promoción es utilizar la formula de velocidad del equilibrio, que consiste en determinar el aumento necesario en las ventas en un menor precio, para obtener el mismo margen agregado en bolívares (utilidad) que se obtiene en un precio mas elevado.
La forma simple de interpretar el resultado es: ¿cuantas unidades o bolívares adicionales se deben vender a un precio inferior al normal para obtener la misma utilidad que se obtiene cuando se vende el producto al precio normal (sin promoción)
La velocidad de equilibrio también sirve para determinar cuanto se puede disminuir las ventas en unidades y en bolívares vendiendo a un precio más elevado, para obtener la misma utilidad que se obtiene a un precio inferior
Una aplicación de este método se puede apreciar en el siguiente ejemplo.
El departamento de compras de "Comestibles Dietéticos" desea ejecutar una promoción de la marca de galletas "Antojos" que normalmente trabaja con una utilidad del 25% sobre la venta y durante la promoción la ha de trabajar con una utilidad del 20% sobre la venta.
Precio de costo: Bs. 3.000,00
Ventas normales en dos semanas: 2.000 unidades
(El ejemplo supone que el comerciante tiene el mismo precio de costo, ya que sacrificando su propia utilidad.)
Determinar:
El % de incremento en utilidad y en bolívares durante la promoción, para obtener las mismas utilidades que en las dos semanas normales.
Solución:
Margen anterior Bs. = Precio venta normal – Precio de costo
= Bs. 4.000,00 – Bs. 3.000,00 = Bs. 1.000,00
Margen nuevo Bs. = Precio venta promoción – Precio de costo
= Bs. 3.750,00 – Bs. 3.000,00 = Bs. 750,00
Ventas normales = 2.000 unidades
Incremento ventas promoción = 2.000 x 33,33% = 667 unidades
Ventas totales promoción = 2.000 + 667 = 2.667 unidades
Demostración:
Utilidad normal = 2.000 unidades x Bs. 1.000,00 unidad = Bs. 2.000.000,00
Utilidad promoción = 2.667 unidades x Bs. 750,00 unidad = Bs. 2.000.250,00
Esto significa que "Comestibles Dietéticos" debe incrementar sus ventas en un 33,33%, equivalente a 667 unidades adicionales durante la promoción a un precio de Bs. 3.750,00 para obtener la misma utilidad (Bs. 2.000.000,00) que obtiene al vender 2.000 unidades a un precio normal de Bs. 4.000,00.
Ventas anteriores en bolívares = 2.000 unidades x Bs. 4.000,00 = Bs. 8.000.000,00
Ventas nuevas (en promoción) = Bs. 8.000.000,00 x 1.25 = Bs. 10.000.000,00
Bs. 10.000.000,00 / Bs. 3.750,00 = 2.667 unidades
2.000 unidades x Bs. 1.000,00 = Bs. 2.000.000,00
2.667 unidades x Bs. 750,00 = Bs. 2.000.250,00
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